FAQ - Lehrveranstaltungsbewertung

Grundsätzliche Fragen

Teilnahme(-voraussetzungen)

Fragebogen / TANs

EvaSys-Konto / Meldemaske

Zeitplan

Ergebnisse

Antworten

Gibt es eine Mindestteilnehmeranzahl, ab der man Veranstaltungen bewerten lassen darf?

  • Die Evaluationsordnung der Ruhr-Universität sieht hier keinen konkreten Wert vor. Allerdings ergibt die Veranstaltungsbewertung in sehr kleinen Veranstaltungen mittels Fragebogen wenig Sinn. Eine Grenze kann hier bis 6-8 Personen gezogen werden. Ist diese Teilnehmeranzahl unterschritten, empfiehlt es sich eher ein gemeinsames abschließendes Evaluationsgespräch mit den Studierenden zu führen.

Kann ich EvaSys auch nutzen, wenn meine Fakultät dieses Semester nicht am EvaSys-Verfahren teilnimmt?

  • Ja, das ist möglich. Wenn Sie dies wollen, wenden Sie sich bitte an den oben rechts in der Marginalspalte angegebenen Ansprechpartner.

Was muss ich tun, wenn ich EvaSys nutzen möchte?

  • Damit wir Ihre Daten in dem System verarbeiten dürfen, benötigen wir von Ihnen einen EvaSys-Antrag. Den Antrag finden Sie [hier]. Stellen Sie zudem sicher, dass in Ihrem Dekanat Ihre Lehrveranstaltungen in das CAMPUS-System eingetragen wurden und auch Ihre RUB-E-Mail-Adresse und eine Raumnummer dort eingetragen sind. Aus CAMPUS werden Ihre Daten zu Beginn des Semesters nach EvaSys importiert. Mehr ist nicht nötig. Sie werden über Ihre RUB-E-Mail-Adresse über alle weiteren Schritte informiert.
  • Wollen Sie selbst überprüfen, ob Ihre Angaben in CAMPUS vollständig eingetragen sind? Über [diese] Maske können Sie sich selbst suchen und sehen ob alle Daten vorhanden sind.

Muss ich mich jedes Semester erneut für die EvaSys-Nutzung anmelden?

  • Nein, das ist nicht notwendig. Wenn Sie den EvaSys-Antrag einmal ausgefüllt haben, so gilt dieser bis auf Widerruf. Sie nehmen dann automatisch immer dann an der Veranstaltungsbewertung teil, wenn Ihre Fakultät dies tut.

Dürfen auch Tutorinnen und Tutoren ihre Veranstaltungen mit EvaSys bewerten lassen?

  • Ja, das ist möglich. Tutorinnen und Tutoren müssen dafür lediglich - wie andere Lehrende auch - einen EvaSys-Antrag ausfüllen. Sie werden dann genau so wie alle anderen Lehrenden in das Verfahren integriert. Wichtig ist, dass die Tutorien von den CAMPUS-Fachkoordinatoren (zumeist im Dekanat angesiedelt) als eigenständige Veranstaltung unter dem Namen der Tutorin / des Tutors in CAMPUS eingetragen werden. Im Zweifelsfall sollte hier Rücksprache gehalten werden.

Kann ich auch den Fragebogen einer Kollegin / eines Kollegen verwenden, wenn ich im Kopf meinen Namen eintrage?

  • Nein, das geht auf keinen Fall. Das System ignoriert die Fragebogenköpfe und erkennt die Fragebögen nur anhand des Codes, der unten in der Fragebogenmitte angegeben ist. Die Bögen würden auf jedem Fall der ursprünglich auf dem Fragebogen angegebenen Veranstaltung (der Kollegin / des Kollegen) zugerechnet.

Gibt es Fragebögen für verschiedene Veranstaltungsformen? Und wenn ja, wie wähle ich diese aus?

  • Fakultäten können den Musterfragebogen der Universitätskommission für Lehre verwenden oder eigene Fragebögen entwickeln. Bislang haben nur einige Fakultäten (Wirtschaftswissenschaft, Sozialwissenschaft, Sportwissenschaft und Chemie & Biochemie) veranstaltungsspezifische Fragebögen entwickelt.
  • Eine Auswahl der Fragebögen ist nicht explizit nötig. Die Bögen sind bestimmten Veranstaltungstypen zugeordnet und werden automatisch entsprechend ausgeliefert.

Der Fragebogen passt nicht zu meiner Veranstaltung bzw. mir fehlen wichtige Fragen. Gibt es die Möglichkeit den Fragebogen zu modifizieren?

  • Eine direkte Modifikation des Fragebogens ist nicht möglich. Sollten Sie allerdings Verbesserungsvorschläge bzgl. der verwendeten Fragebögen haben, so gibt es dafür zwei unterschiedliche Adressaten. Sollte Ihre Fakultät einen eigens entwickelten Fragebogen verwenden, so nehmen Sie bitte mit Ihrer Evaluationskommission Kontakt auf. Sollte Ihre Fakultät hingegen den Musterfragebogen der Universitätskommission für Lehre (UKL) verwenden, so wenden Sie sich bitte an diese [Link].

Wohin schicke oder bringe ich die Fragebögen nach dem Ausfüllen?

  • Die Bögen werden vom Druckzentrum gescannt und dann der automatisierten Auswertung zugeführt. Es gibt die Möglichkeit die Bögen persönlich beim Druckzentrum abzugeben (Gebäude UV 01/46) oder per Hauspost an dieses zu senden. Im Druckzentrum ist seit einiger Zeit diese Box aufgestellt, so erübrigt sich das Warten, wenn sich eine Schlange aus Kunden des Druckzentrums gebildet hat, die Fragebogenabgabe ist so deutlich schneller möglich als bisher.

Kann ich Fragebögen auch selber drucken oder nachkopieren wenn diese nicht ausreichen?

  • Ja, das ist möglich. Allerdings sollten Sie dabei bestimmte Regeln beachten, da die Bögen anderenfalls nicht automatisch ausgewertet werden können. Eine kurze Anleitung dazu finden Sie [hier] im Kapitel „Fragebögen drucken“.
  • Dieses Video zeigt Ihnen ebenfalls, wie Sie vorgehen müssen:

Muss ich alle Fragebögen gleichzeitig abgeben, wenn ich mehrere Veranstaltungen habe?

  • Nein, es ist uns sogar eine Hilfe, wenn Sie die Fragebögen nicht zuerst sammeln. So können wir diese gleichmäßiger verarbeiten und vermeiden unnötige Spitzen. Zudem erhalten Sie schneller Ihr Feedback.
  • Es ist sogar möglich die Fragebögen einer Veranstaltung als einzelne Chargen zu senden oder nachträglich einzelne „Nachzüglerbögen“ einzusenden. Später eingehende Fragebögen werden der bereits vorhandenen Auswertung automatisch hinzugefügt. Sie erhalten dann jedes Mal eine Benachrichtigung.

Gibt es den Fragebogen auch in englischer Sprache?

  • Dies ist von Fakultät zu Fakultät unterschiedlich. Der zentral bereitgestellte Fragebogen ist in englischer Sprache erhältlich. Er kann in der Meldemaske ausgewählt werden und ist an der Endung "E" zu erkennen.
  • Fakultäten, die mit einem eigenen Fragebogen arbeiten, sind für die Übersetzung ihres Fragebogens selbst verantwortlich. Liefert die Evaluationskommission eine Übersetzung, so ist diese in EvaSys implementiert. Finden Sie in der Meldemaske keinen Bogen mit der Endung "E", so fehlt für Ihre Fakultät ein solcher Bogen.

Ich habe in einem der vergangen Semester zu viele Bögen bestellt, kann ich diese wiederverwenden?

  • Nein, auf keinen Fall. Dem System sind immer nur die Fragebögen aus dem laufenden Semester bekannt. Ältere Fragebögen werden nicht erkannt und können nicht ausgewertet werden.

Was passiert mit den Originalfragebögen? Kann ich diese zurückerhalten?

  • Die Fragebögen werden nach dem Scannen vernichtet. Es liegt dann nur noch die gescannte Variante des Fragebogens vor.

Ich habe eine Veranstaltung gemeinsam mit einer Kollegin / einem Kollegen. Warum steht nur ein Name auf dem Fragebogen?

  • Auf dem Fragebogen steht immer nur eine Person, das ist technisch bedingt. Es taucht immer die Person auf, die laut CAMPUS für die studentische Veranstaltungsbewertung verantwortlich ist. In den meisten Fakultäten wird diese zu Beginn des Semesters von den CAMPUS-Fachkoordinatoren festgelegt.
  • Auf dem Ergebnisreport tauchen später beide Namen auf (aber maximal zwei Personen).

Wie / Wann kann ich das Onlineverfahren auswählen?

  • Die Möglichkeit vom Papierverfahren - das der Standard ist - in das Onlineverfahren zu wechseln, besteht nur während der Phase, in der das Meldemaskenverfahren läuft. Die genauen Daten finden Sie jeweils auf der Startseite rechts.
  • In der Meldemaske klicken Sie dazu ganz rechts in der Meldemaske die Option "Online" an und bestätigen mit "Fertigstellen". Ab sofort stehen Ihnen dann TAN statt des Fragebogens zur Verfügung. Außerdem ist die Funktion zum Versand von Einladungs-E-Mails an Ihre Studierenden in Ihrem EvaSys-Konto (kleines Briefsymbol) freigeschaltet.

Wie gehe ich mit den TAN-Bögen um, wenn ich die Online-Variante gewählt habe?

  • Die TAN-Kärtchen auf dem DIN-A4-Bogen müssen ausgeschnitten werden und werden den Studierenden in der Lehrveranstaltung ausgehändigt. Die Studierenden haben nun zwei Möglichkeiten, um an der Befragung teilzunehmen:
    • Die Studierenden geben die Internetadresse auf dem Kärtchen in ihren Browser ein und füllen in das dann dort angezeigte Kästchen ihre TAN ein um zum Fragebogen zu gelangen.
    • Studierende, die ein Smartphone oder Tablet-PC besitzen, nutzen eine der vielen auf dem Markt befindlichen Barcode-Apps um den Barcode zu scannen. Der ausgelesene Link führt direkt auf eine für Mobilgeräte angepasste Fragebogenversion. In diesem Fall muss die TAN nicht extra eingegeben werden, da der Barcode bereits die Internetadresse mit der integrierten TAN enthält.

Wie kann ich meine Studierenden zur Onlinebewertung einladen?

  • Das funktioniert nur, wenn Sie in der Meldemaske das Onlineverfahren ausgewählt haben. Ist das der Fall, so erhalten Sie in Ihrem EvaSys-Konto bei der entsprechenden Veranstaltung ein kleines Briefsymbol in der TAN-Spalte. Klicken Sie dieses an und fügen Sie die E-Mail-Adressen der Studierenden in das obere Feld ein. Im unteren Feld können Sie nun den vorformulierten Anschreibentext anpassen, aber auch unverändert lassen. Über die Schaltfläche "OK" versenden Sie die Mails. Jede/r Studierende bekommt nun automatisch eine E-Mail mit einem persönlichen Link zugesandt (Serienmail). Dieser Link ist jeweils nur einmal gültig.
  • Dieses Video zeigt das Vorgehen:

Wie bestelle ich Fragebögen über die Meldemaske?

  • Wählen Sie sich zunächst mit der Login-ID des Rechenzentrums und dem dazugehörigen Passwort an Ihrem EvaSys-Konto an.
  • Klicken Sie dann in der Spalte "Meldemaske" auf das entsprechende Symbol.
  • Füllen Sie die Meldemaske aus (insbesondere die Teilnehmeranzahl) und bestätigen Sie Ihre Angaben durch einen Klick auf "Fertigstellen".

In meinem Konto fehlt eine meiner Veranstaltungen, ich möchte diese aber bewerten lassen. Ist das möglich?

  • Die Lehrveranstaltungen werden zu Beginn des Semesters aus dem elektronischen Vorlesungsverzeichnis nach EvaSys importiert. Sind die Daten dort nicht vollständig (z.B. fehlende Veranstaltungsnummer), so findet kein Import statt. Das passiert leider immer wieder. Wenn Sie eine Veranstaltung nachtragen wollen, so können Sie dazu die Nachmeldemaske verwenden.

Ich möchte meine Studierenden online zur Lehrveranstaltungsbewertung einladen. Wie kann ich das machen?

  • Zunächst müssen Sie während der Phase des Meldemaskenverfahrens das die Online-Evaluation auswählen.
  • Im zweiten Schritt wählen Sie im EvaSys-Konto das Briefsymbol bei Ihrer Lehrveranstaltung aus und nutzen die Versandmaske.

Hier finden Sie eine kurze und bebilderte PDF-Anleitung [hier]. Darüber hinaus finden Sie unterhalb dieses Absatzes eine kurze und eine ausführliche Erläuterung als Video.

Ausführliche Fassung:

Kurze Fassung:

Ich habe im Laufe des Meldemaskenverfahrens eine Anzahl von Studierenden für meine Veranstaltung eingetragen. Ist es möglich, diese Zahl noch einmal zu verändern?

  • Sie können die Zahl selbst nicht mehr ändern, wenn Sie die Meldemaske bereits ausgefüllt haben. Sollte eine Änderung nötig sein, wenden Sie sich an den oben rechts in der Marginalspalte angegebenen Ansprechpartner.

Meine Veranstaltung findet als Blockveranstaltung bzw. außerhalb der normalen Vorlesungszeit statt. Kann ich meine Veranstaltung dennoch mit EvaSys bewerten lassen?

  • Ja, das ist möglich. Die Angegebene Rücklauffrist bezieht sich auf Veranstaltungen, die innerhalb der Vorlesungszeit stattfinden. Alle Fragebögen, die bis zur Frist eingehen, werden noch im Laufe der Vorlesungszeit ausgewertet, so können die Ergebnisse noch besprochen werden. Für Veranstaltungen, die außerhalb der Vorlesungszeit stattfinden ist eine spätere Abgabe jedoch möglich. Letztes Datum der Abgabe ist dann eine Woche vor der Löschfrist der Rohdaten (siehe Zeitplan in der Downloadliste).

Gibt es eine Möglichkeit die Fragebögen schon vor den allgemeinen Fristen zu erhalten.

  • Wenn Sie die Fragebögen bereits vor Ablauf des Meldemaskenverfahrens (Bestellen der Fragebögen) nutzen möchten, müssen Sie diese selbst drucken. Dazu können Sie Ihre Fragebögen aus dem EvaSys-Konto als PDF-Datei abrufen. Bitte beachten Sie auch die dort gegebenen Hinweise zum Druck, damit die Bögen später auch maschinenlesbar sind. Die Fragebögen stehen etwa ab der vierten Vorlesungswoche bereit.

Wann erhalte ich meine Ergebnisse?

  • In der Regel werden die Fragebögen direkt nach dem Eingang im Druckzentruum gescannt. Die Ergebnisse liegen dann binnen 24 bis 48 Stunden vor. Das gilt insbesondere innerhalb der Vorlesungszeit. Außerhalb der Vorlesungszeit kann die Bearbeitung bis zu eine Woche dauern.

Wo kann ich mein EvaSys-Konto finden?

Ist es erlaubt, die Ergebnisse der Veranstaltungsbewertung online zu veröffentlichen?

  • Wenn es sich dabei um Ihre eigenen Ergebnisse handelt, ist dagegen nichts einzuwenden.
  • Die Evaluationskommission, die Zugriff auf alle Daten der eigenen Fakultät hat und diese auf einer aggregierten Ebene auswertet, darf nur solche Ergebnisse veröffentlichen oder weitergeben, aus denen keine einzelnen Lehrenden oder Veranstaltungen erkennbar werden.
  • Sollen die Ergebnisse von der Kommission "personenscharf" veröffentlicht werden, so ist laut Evaluationsordnung eine schriftliche Einverständniserklärung der einzelnen Lehrenden notwendig.

Wann kann ich auf die Ergebnisse meiner Online-Befragung zugreifen? Wann wird diese Befragung geschlossen? Bekomme ich eine Benachrichtigung wie im Papierverfahren?

  • Die Umfrage wird überhaupt nicht geschlossen. Das heißt, der Rücklauf ist bis zur turnusmäßigen Löschung aller Daten in EvaSys (am Anfang des nächsten Semesters) möglich.
  • Dies ist aus zwei Gründen unproblematisch: Erstens kann jede TAN nur einmal verwendet werden und keine Befragte/ kein Befragter kann eine Veranstaltung später noch einmal bewerten. Zweitens stehen die Ergebnisse in „Echtzeit“ zur Verfügung. Das bedeutet, dass Sie als Lehrende jederzeit den aktuellen Stand der Rückläufe und Ergebnisse abrufen können (z.B. um die Studierenden noch einmal zu erinnern, wenn der Rücklauf noch niedrig ist).
  • Da es im Onlineverfahren keinen fixen Zeitpunkt gibt, ab dem die Ergebnisse abgerufen werden können, gibt es auch keine Benachrichtigung über das Vorliegen der Ergebnisse, wie dies beim Papierverfahren nach dem Scannen der Bögen der Fall ist.

Mit welchem Benutzername und welchem Passwort kann ich mich im EvaSys-Konto anmelden?

  • Benötigt werden die persönliche Login-ID und das dazugehörige Passwort. In der Regel besteht die Login-ID aus den ersten fünf Buchstaben des Nachnamens (bei Mustermann also "muste"). Es folgen der erste Buchstabe des Vornamens (bei Max also "m") und zwei Zufallszeichen. Bei Max Mustermann könnte die Login-ID also "mustem2t" heißen. Es handelt sich um die Login-ID, die Sie auch zum Abrufen Ihrer RUB-Mail verwenden oder wenn Sie sich im Blackboard anmelden wollen. Weitere Informationen zur Login-ID erhalten Sie auf den Seiten von IT.Services.

Ich habe mein Passwort vergessen. Was kann ich tun?

  • Sie können das Passwort mit Ihrer Chipkarte selbst neu setzen. Sollten Sie keine Chipkarte besitzen, kann das Rechnenzentrum Ihnen ein neues Passwort geben. Für beide Fälle gibt es eine genauere Erläuterung auf der Seite des Rechenzentrums, folgen Sie diesem Link.

Wenn ich meine Ergebnisse abrufen möchte, passiert nichts oder es werden Dateien ohne Dateiendung gespeichert, die ich nicht öffnen kann. Was mache ich falsch?

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Anne Krüger
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